PERENCANAAN PROGRAM PR

Pembahasan kali ini tentang perencanaan program kerja yang ada di Public Relation. Nah, sebelum masuk pada tema pembahasannya maka saya akan memberikan pengertian dari perencanaan kerja, menurut pakar Public Relations, Frank Jeskins (2004 : 13), “Public Relations consists off all from of planned communications outwards and inwards between an organization and its public for the purpose of achieving specific objectives concerning mutual understanding”. Maksudnya, Secara umum pengertian dari perencanaan program kerja public relations yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan komunikasi baik kegiatan ke dalam maupun ke luar antara organisasi dan publiknya yang tujuannya untuk mencapai saling pengertian.

Perencanaan program kerja public relations tersebut, berkaitan dengan pengertian perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan kerja program PR, termasuk manfaat dan klasifikasi perencanaan kerja tersebut. Maka penjelasannya sebagai berikut

Perencanaan kerja, yaitu ada Perencanaan, yakni seseorang yang memanfaatkan atau menginterpretasikan segala informasi, materi dan data yang tersedia baik secara kuantitatif maupun kualitatif untuk di analisis, diseleksi dan diproses sebagai bahan perenacaan kerja yang akan datang. Kemudian, Hasil yang akan diperoleh relevan dengan hal-hal yang berkaitan dengan peran dan fungsi kegiatan dalam suatu organisasi. Yang terakhir, perencanaan kerja PR yang berkaitan dengan : (1) Fungsi dan teknis manajemen humas yang profesional, dinamis serta proaktif. (2) Merupakan metode terbaik untuk mempersiapkan pihak organisasi dalam menghadapi perubahan yang sering terjadi. (3) Penilaian (evaluasi) atau meriview hasil perkembangan kegiatan masa lalu, sekarang dan masa yang akan datang. (4) Mengantisipasi dan mengahadapi, tantangan atau resiko yang akan terjadi melalui suatu proses untuk menentukkan tujuan dan sasaran jangka pendek dan jangka panjang secara periodik dan strategis.

Wujud rencana dari program kerja PR yakni;
1. Rencana yang berkaitan dengan hasil atau produk dari perencanaan yang telah dilaksanakan, baik dalam waktu jangka pendek maupun jangka panjang.
2. Rencana perencanaan konsep dasar dari perencanaan kerja PR yang dirancang
3. Renacana untuk membuat pernyataan berdasarkan dari target yang ingin dicapai
4. Perencanaan Kerja PR dan alasan-alasan untuk dilakukan kegiatan PR
Alasan dari wujud rencana dari program kerja PR ialah untuk mengantisipasi perubahan lingkungan lebih luas. Mengahadapi perubahan lebih sempit dalam bidang operasional. Menciptakan tujuan yang objektif, sasaran dan target yang ingin dicapai.

Kemudian ada beberapa manfaat yang diperoleh dari pembentukan perencanaan kerja PR, yaitu :
1. Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi terhadap lingkungan yang berubah-ubah.
2. Mengefektifkan dan mengefesienkan koordinasi atau kerjasama antara departemen dan pihak terkait lainnya.
3. Menghindari resiko kegagalan dengan tidak melakukan perkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas dan konkret.
4. Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional organisasi.
5. Menetapkan klasifikasi rencana kerja PR, yaitu renacana strategi, rencana tetap dan rencana tertentu.

Dalam pembentukan perencanaan program kerja PR, dimana perlunya seorang praktisi khusus harus terlebih dahulu mengetahui dan dapat memahami tujuan yang akan dicapai oleh organisasinya, jika tidak memahami dan mengetahui dengan pasti tujuan organisasi sebelum melakukan perencanaan program PR, akibatnya timbul hambatan-hambatan. seperti, kegagalan manajemen menyertakan para pelaksana untuk turut serta mempertimbangkan perumusan kebijakasanaan dan program kerja organisasi. Kurang tercapainya kesepakatan mengenai tujuan-tujuan dari pelaksanaan program PR. Kurang waktu karna tersita oleh pembahasan-pembahasan mengenai permasalahan sehari-hari. Keterlambatan dan frustasi yang dialami pelaksana karna kurangnya koordinasi departemen terkait

Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas manajemen humas tersebut yang diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen humas yang dikelola secara profesional dan dapat dipertanggung jawabkan hasil dan sasarannya. Secara umum pengertian dari perencanaan humas yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan kerja humas.

Perencanaan program kerja PR harus dikaitkan dengan cita-cita dan tujuan. Sehubungan dengan hal tersebut terdapat dua program PR yang bersifat mendasar yaitu program PR yang bersifat preventif dan program suatu program yang direncanakan untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan oleh organisasi, sedang program remedial sehubungan dengan perbaikan situasi dan kondisi yang terjadi pasca krisis. Perencanaan kerja PR, berkaitan dengan :

Yang Pertama, Tiga Dasar
Ada tiga dasar yang hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil baik, yaitu :
1. Rencana program kerja harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen
2. Rencana program kerja tersebut harus mempunyai tujuan
3. Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Program tersebut
PRO (Praktisi PR) tidak boleh berurusan dengan PR rabun atau rencana program yang direncanakan secara tidak jelas. Agar berhasil, rencana program PR harus disusun terlebih dahulu dan disesuaikan dengan ruang lingkup dimana PRO bekerja di perusahaan besar atau kecil. Misalnya, dengan ruang lingkup yang kecil dan disesuaikan dengan keadaan finansialnya ketika dibuat rencana program PR selama satu tahun.
Yang Kedua, Unexpected Case
Dalam praktek, seorang PRO sering dihadapkan dengan sesuatu yang berada diluar perkiraan atau tujuan rencana program. Maka rencana program harus dibuat sebaik mungkin. Penanganan hal-hal yang hadir di luar dengan dugaan tersebut akan jauh lebih sulit dikarenakan tidak ada guideline (patokan) dalam rencana programitu sendiri. Karena itulah, tak satu bisnis pun dapat beroperasi tanpa rencana program yang matang dan jelas.
Yang Ketiga, Faktor Utama Rencana Program. Ada kegiatan yang dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR, termasuk special event seperti : product launching, facility visit, penandatanganan kerja sama, atau kegiatan lainnya, seperti pameran, promosi, sponsor ship, dan kampanye. Lalu, perencanaan anggaran, yang merupakan faktor yang penting. Tidak ada kegiatan tanpa pengeluaran dan pemasukan uang. Perizinan dari yang berwenang. Strategi pelaksanaan kegiatan. Perekrutan karyawan yang akan dilibatkan dalam pekerjaan termasuk jobdescriptionnya. Dan yang terakhir, penyediaan sarana untuk hal-hal yang akan muncul secara tidak terduga.

Nah, hanya itulah penjelasan tentang Perencanaan Program Kerja PR. Semoga bermanfaat :)



Sumber:
Ardianto, Elvinaro. 2011.Public Relations Pengantar Komprehensif. Bandung :Simbiosa Rekatama Media.
Nurjannah. 2013. Hubungan Internal.Pekanbaru : CV. Witra Irzani
https://dumahutagalung.wordpress.com/2014/06/14/program-perencanaan-kerja-public-relations/ diakses 10/06/2017 pukul 19.51 WIB